Privacyverklaring Trajenda

Laatst bijgewerkt: 4 oktober 2026 · Versie: 1.1

Trajenda v.o.f., Gasthuisstraat 27, 5931 NT Tegelen, KvK 42185785, vestigingsnummer 000066918065, btw-id NL870091487B01 ("Trajenda", "wij") levert software waarmee transportbedrijven ritten plannen en met hun chauffeurs communiceren.

Deze verklaring beschrijft twee verschillende situaties, en het verschil is belangrijk:

• Ben je klant van ons (een transportbedrijf, of een planner daar), dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor jouw accountgegevens.
• Ben je chauffeur bij een bedrijf dat Trajenda gebruikt, dan is jouw werkgever verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens. Wij zijn dan verwerker: wij verwerken uitsluitend in opdracht van je werkgever. Vragen over jouw gegevens stel je dus in de eerste plaats aan je werkgever; wij helpen hen die te beantwoorden.

1. Welke gegevens verwerken wij

Van gebruikers (planners en chauffeurs)

Van ritten

Bestemmingen, adressen, contactpersonen bij de klant, tijdvensters, aankomst- en vertrektijden, ladinggegevens (gewicht, colli, temperatuur, ADR-klasse, zegelnummer), documenten (vrachtbrieven, afleverbewijzen, handtekeningen) en meldingen.

Locatiegegevens van chauffeurs

Alleen als de chauffeur daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft, en alleen zolang een rit loopt. De toestemming is per chauffeur, staat standaard uit, en kan op elk moment met één knop worden ingetrokken ("Stop met delen") zonder dat dat gevolgen heeft voor de rit.

Wij leiden nooit een ritstatus af uit locatie. Een status verandert alleen doordat de chauffeur zelf op een knop drukt. Dat is een bewuste keuze: het verschil tussen "de truck staat bij de poort" en "de chauffeur is aangekomen" is precies het soort gevolgtrekking waar niemand op zit te wachten.

Chatberichten en spraakberichten

Tekst wordt vertaald naar de voorkeurstaal van de ontvanger. Spraakberichten werken: ze worden opgenomen, verstuurd en afgespeeld. Het automatisch uitschrijven van een spraakbericht naar tekst staat vandaag uit. Zetten wij die functie ooit aan, dan blijft het originele geluid altijd beschikbaar naast de uitgeschreven tekst, omdat een transcriptie fout kan zijn en de ontvanger moet kunnen horen wat er werkelijk gezegd is.

2. Grondslagen

Toestemming voor locatie is bewust losgekoppeld van de rest. Toestemming die je niet kunt intrekken is geen toestemming; daarom staat de intrekknop in het scherm van de chauffeur zelf en niet in een instellingenmenu van de werkgever.

3. Hoe lang bewaren wij

De vervoerder stelt deze termijnen zelf in; wij bewaken alleen de onder- en bovengrens. Elke nacht wordt automatisch verwijderd wat ouder is.

Bij een verkeersboete vervalt alleen de KOPPELING naar de chauffeur. De boete zelf blijft als kostenpost op het voertuig staan — dat is administratie. De koppeling is informatie over het functioneren van een werknemer, en daar hoort geen jarenlang dossier van te ontstaan. De ondergrens van 90 dagen is er zodat de bezwaartermijn en een loonronde erin passen.

Dertig dagen voor locatie is een bewuste keuze: lang genoeg om een discussie over een levering te beslechten, kort genoeg om uit te leggen aan een ondernemingsraad. Geen enkel scherm in de app kijkt verder dan dertig dagen terug, dus langer bewaren dient geen doel.

4. Met wie delen wij gegevens

Wij verkopen nooit gegevens. Wij schakelen deze verwerkers in:

De verwerking door OpenAI is een doorgifte naar een derde land en vindt plaats op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zodra die functie aan staat — vandaag staat hij uit. Wil een klant geen verwerking buiten de EU, dan kunnen wij overstappen op een EU-alternatief; laat het ons weten.

Een actuele lijst staat op trajenda.com/subverwerkers. Klanten worden vooraf geïnformeerd over een nieuwe verwerker en kunnen bezwaar maken.

5. Wat een openbare volglink wel en niet toont

Een planner kan per rit een link delen met de opdrachtgever. Wie die link heeft, ziet: de stops, de plaatsnaam, de afgesproken tijden en de aankomst- en vertrektijden.

Wat die link niet toont, en waarom:

• De locatie van de chauffeur. De chauffeur heeft toestemming gegeven aan zijn werkgever om hem te volgen voor de planning. Dat is geen toestemming om via een doorstuurbare link zichtbaar te zijn voor willekeurige derden.
• Straatadressen (alleen de plaatsnaam), chat, documenten, meldingen, interne opmerkingen, de naam en het telefoonnummer van de chauffeur, het kenteken, de ladinggegevens, en alles over andere ritten.

Een link is per rit, staat standaard uit, en kan op elk moment worden ingetrokken. Daarna werkt hij direct niet meer.

6. Beveiliging

Gegevens van verschillende transportbedrijven zijn in de database van elkaar gescheiden op rijniveau (row level security), niet alleen in de applicatie. Wij testen die scheiding geautomatiseerd bij elke wijziging: een aparte testsuite probeert actief vanuit het ene bedrijf bij de gegevens van het andere te komen.

Verkeer gaat over TLS. Documenten staan in een afgeschermde opslag die alleen bereikbaar is via kortlevende, ondertekende links.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit.

Ben je chauffeur: richt je verzoek aan je werkgever. Zij zijn verantwoordelijk; wij voeren het voor hen uit. Je kunt je toestemming voor locatie zelf, direct in de app, intrekken.

Ben je klant: mail contact@trajenda.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

Wij informeren klanten vooraf over inhoudelijke wijzigingen. De datum boven aan deze verklaring geeft de laatste versie aan.

Vragen: contact@trajenda.com